TENGGARONG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menyayangkan belum maksimalnya pemusnahan arsip yang dilakukan oleh sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kukar.
Meski kegiatan ini sangat penting untuk menjaga tertib administrasi dan mencegah penumpukan dokumen yang tidak lagi diperlukan, baru lima OPD yang telah melaksanakan pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kukar, Varia Fadilah, mengungkapkan bahwa dari 59 OPD yang ada, hanya lima yang telah melakukan pemusnahan arsip. “Hingga saat ini, dari 59 OPD se-Kukar, baru lima OPD yang melaksanakan pemusnahan arsipnya,” ujarnya, Sabtu (16/11/2024).
Varia menambahkan, pemusnahan arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang harus dilakukan secara rutin. Langkah ini penting agar arsip yang tidak relevan tidak menumpuk dan mengganggu kelancaran administrasi di masing-masing instansi pemerintah.
Salah satu contoh baik dalam pelaksanaan pemusnahan arsip adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kukar. Bappeda Kukar bahkan meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan.
“Bappeda Kukar menjadi salah satu OPD yang sudah melaksanakan pemusnahan arsip dengan baik dan tertib. Mereka bahkan meraih nilai A dalam penilaian tertib kearsipan, yang tentunya menjadi contoh bagi OPD lain,” ujar Varia.
Sebagai langkah lanjutan, Diarpus Kukar mengadakan magang kearsipan bagi pegawai dari beberapa kecamatan, seperti Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai, untuk belajar tentang pentingnya pemusnahan arsip dan cara pelaksanaannya di Bappeda. Meskipun demikian, Varia mencatat beberapa kendala dalam melaksanakan pemusnahan arsip, salah satunya adalah kurangnya tenaga arsiparis terlatih di beberapa OPD.
“Salah satu kendalanya adalah banyak OPD yang tidak memiliki arsiparis atau memiliki SDM kearsipan yang masih lemah. Namun, kami telah mengatasi hal ini dengan memberikan pelatihan dan bimbingan teknis (Bimtek) kearsipan untuk meningkatkan kompetensi pegawai dalam bidang ini,” jelasnya.
Selain itu, masih ada beberapa OPD yang menganggap pemusnahan arsip tidak terlalu penting, yang turut memperlambat pelaksanaan kegiatan ini.
Varia menjelaskan bahwa ada tiga metode pemusnahan arsip yang dapat dilakukan oleh OPD. Metode pertama adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen untuk arsip yang sudah berusia lebih dari 10 tahun, seperti surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL).
“Arsip yang dihancurkan ini, seperti surat undangan dan SPL, bisa dihancurkan menggunakan mesin penghancur, dan limbahnya bisa disetor ke Bank Sampah Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK),” ujarnya.
Metode kedua adalah dengan menyimpan arsip di record center milik masing-masing OPD, sedangkan metode ketiga adalah dengan mengirimkan arsip yang tidak lagi dibutuhkan ke gudang arsip milik Diarpus Kukar untuk disimpan dalam jangka panjang.
Varia berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya. “Kami berharap, OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip dapat segera melaksanakannya, karena ini merupakan langkah penting untuk mencegah penumpukan arsip yang dapat mengganggu kinerja administrasi dan ruang penyimpanan yang terbatas,” tambahnya.
Melalui upaya ini, Diarpus Kukar bertujuan untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, rapi, dan mudah diakses saat dibutuhkan. Dengan demikian, ruang penyimpanan di masing-masing OPD maupun Diarpus Kukar tidak akan terbebani.
Varia menegaskan bahwa ke depan, penting bagi setiap OPD untuk lebih serius dalam mengelola arsip guna menciptakan pemerintahan yang lebih tertib administrasi dan meningkatkan kualitas layanan publik di Kabupaten Kutai Kartanegara. (*)
Penulis : Dion
